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ERP-Systeme sind in vielen Unternehmen bereits seit Jahren im Einsatz. Was liegt näher, als sie um proprietäre Variantenmanagement-Systeme zu erweitern? Vom gleichen Software-Hersteller den Produktkonfigurator als zusätzliches Modul einzuführen kann tatsächlich Sinn machen. Allerdings sollten Unternehmen zumindest die Alternativen vorweg prüfen. Denn je nach Einsatzgebiet könnte auch Standard-Konfiguratoren-Software von Vorteil sein. Zum besseren Vergleich hier eine Gegenüberstellung der  Arbeitsweisen und Funktionen von ERP-zentrischen Konfiguratoren und dynamischer Konfiguratoren-Software.

Erstellungsaufwand von Produktmodellen

• ERP-Variantenkonfiguratoren arbeiten meist auf Basis einer Maximalkonfiguration, d.h. es werden in einer Struktur ALLE möglichen Varianten baumartig aufgelöst. Diese Vielfalt ist aufwendig zu pflegen.
• ERP-Variantenkonfiguratoren verwalten Produktregeln getrennt von Produktdaten (Klassen, Merkmalen, Werten).  Das ist sehr unübersichtlich und fehleranfällig.
• Die Informationen im ERP-Variantenkonfigurator sind meist sehr datentechnisch orientiert. Damit sind die meisten „Legacy“-Systeme sehr weit weg vom heutigen Produktmanager, der gerne ohne tiefgreifende ERP-Schulung ein System mit dem heute üblichen Windows-/Explorer-artigen Look and Feel benutzen würde…
• Dynamische Konfiguratoren-Software bauen Produktmodelle modular auf (”Listener Konzept”) und verwalten Produktstrukturen in Bäumen und Tabellen (vgl. Microsoft Explorer und Excel). Darüber hinaus wandern beim Verschieben von Elementen die Regelbeziehungen mit. – Das macht dynamische Konfiguratoren-Software benutzerfreundlich, weniger schulungsintensiv und pflegeleicht.

Pflegeaufwand von Produktmodellen

• Dynamische Konfiguratoren-Software erleichtert die Aktualisierung von Produktmodellen – etwa den Austausch von kompletten Baugruppen oder Teilsystemen wegen eines Zuliefererwechsels. Durch die modulare Notierung von Beziehungswissen („Listener Konzept“) entfallen Kontrollen und Korrekturen.
• Die notwendigen Dokumente und Auswertungen für die Kunden bzw. für den Innendienst können wie gewohnt mit Word-Editor oder ASCII-Editor einfach definiert und gepflegt werden, was im ERP-System so oft nicht möglich ist.
• Dynamische Konfiguratoren-Software erlaubt zu jedem Produkt, Merkmal oder jeder Regel die Dokumentation von dazugehörigen Texten, Fotos, Filmen oder technischen Zeichnungen.

Abdeckungsgrad im ERP niedriger als bei dynamischen Konfiguratoren

• Die in ERP-Systemen benutzten Elemente sind meist Stücklisten und Arbeitspläne – weil solche Systeme für die Produktion entwickelt und oft von produktionsorientierten Abteilungen angelegt und gepflegt werden. Für die Benutzung im Vertrieb sind diese Stücklisten und Produktionsregeln nicht relevant bzw. nicht ausreichend. Tatsächlich sind Stücklisten eigentlich Untermengen der Informationen, welche ein Produktmodell liefern kann. Dynamische Konfiguratoren-Software setzt im Vertrieb an und verwaltet bzw. generiert alle notwendigen Dokumente ganz flexibel – auch Stücklisten und Arbeitspläne, aber ebenso Angebote, Cost-Breakdowns, Analysis-Quotation-Forms, Zuliefer-Anfragen, Kundendatenblätter, Produkthandbücher, Zoll-Zertifikate uvm.
• Im Verkaufsprozess bewerten Kunden das angefragte Produkt nach ihren eigenen Kriterien: Löst das Produkt meine Anforderungen? Obwohl diese individuellen Kriterien und Kaufargumente nur selten der Struktur aus der Produktion und ERP-Systemen entsprechen, benötigt der Vertrieb jedoch diese zusätzlichen Informationen als Grundlage für die Kundenberatung und die Produktauswahl. Dynamische Konfiguratoren-Software ermöglicht auch die Aufbereitung des Produktmodells für die Verkaufsberatung und die kundenindividuelle Produktauswahl – und übernimmt die technische Prüfung.
• Die Erstellung von „schönen“ Dokumenten mit Fotos und Vertriebstexten ist mit ERP-Systemen nicht oder oft nur über hohen Aufwand möglich, wenn die rein tabellarisch gehaltenen Angebote manuell aufbereitet werden müssen. Dynamische Konfiguratoren-Software benutzt zum Beispiel Microsoft Word als Editor, der alle Text-Layouts und Format-Vorlagen ermöglicht, wie sie ein “normaler” Benutzer heute erwartet. So werden automatisch optimale Dokumente generiert.

taktisch-strategischer Vorteil von dynamischen Konfiguratoren

• Dynamische Konfiguratoren-Software lässt sich in der Regel flexibel erweitern und gezielt an Systeme anbinden (ERP, CRM usw.) Wichtig ist dies zum Beispiel für Lead- und Kontakt-Management, Sales-Monitoring und Controlling sowie für die Kalkulation und das Rechnungswesen. Oder auch für Workorder und die Erstellung von Stücklisten und Arbeitsplänen für die Produktion.
• Das Repository von dynamischen Konfiguratoren kann sich zum zentralen Speicher für Firmen-Know-how entwickeln, der das vertriebliche und produktionstechnische Wissen transparent dokumentiert. Im Gegensatz dazu steht das ERP, das nur schwer pflegbar ist und kein Vertriebswissen aufnehmen kann. Oder das Abteilungs- bzw. Mitarbeiter-Know-how, das begrenzt und/oder gefährdet ist (Mitarbeiterwechsel, Herrschaftswissen usw.)
• Dynamische Konfiguratoren-Software erlaubt auch die Auswertung von häufigen Kundenanfragen und Auftragsvorlieben. Diese Daten können helfen, das Produktportfolio für den Markt zu optimieren.
• Darüber hinaus kann dynamische Konfiguratoren-Software über Erweiterungen zur zentralen Dokumentation bei Qualitätssicherungssystemen dienen. Oft werden diese Systeme bereits als QS-System anerkannt.

Fazit: Je nach Schwerpunkt in Produktion oder Vertrieb empfiehlt sich ein ERP-zentrischer Konfigurator oder eine dynamische externe Konfigurator-Software.